數字實戰：走進保利物業，帶你了解頭部物企人力資源信息化建設！

人力資源管理是企業管理的重要組成部分，對企業的長遠發展有著重要意義。當前，對于勞動密集型物企而言，傳統的人力資源管理模式已不能滿足企業快速發展的需求。不少物企在意識到問題后，紛紛開始通過信息化手段，將人力資源管理業務標準化、流程化、信息化，幫助HR從復雜、繁重、無序的手工式人力資源管理工作中解放出來，以此提高企業人力資源管理效率，降低人力資源管理成本，促進企業更好地發展。

 

那么物企該如何在人力資源管理方面進行數字化、信息化建設呢？我們通過極致科技為行業頭部物企上海保利物業酒店管理集團有限公司（以下簡稱“保利物業”）實施的“人力資源管理”實踐案例來尋找答案，了解極致科技人力資源管理解決方案是如何持續賦能保利物業人才管理的！

 

 

保利物業隸屬于保利置業集團，是首批國家一級資質物業管理企業，在全國設有30余個分支機構，其中有5家國家一級資質物業管理企業，管理業態涉及住宅、商業、辦公樓、城市綜合體、星級商務酒店、度假酒店、文化廣場等，簽約項目多達264個，分布在全國20多個省市，在管面積已達4371.28萬㎡，所管理的北京新保利大廈、上海證券大廈、廣州中信廣場等商用項目和一批高端住宅項目多次獲得全國物業管理示范稱號。

 

榮譽的背后，不僅彰顯著保利物業的品牌實力與影響力，更離不開保利物業深厚的企業文化與科學的人才戰略，在“褒獎德才兼備，培育精英人才”戰略方針的引領下，保利物業始終把人才作為公司發展的戰略資源，致力于打造更堅韌的組織結構。在信息化發展的大趨勢下，保利物業率先開啟了人力資源信息化轉型，并將人力資源管理軟件的上線實施作為保利物業的重點工作內容之一。

 

為了更好地實現集中式的人事管理、高效便捷的招聘管理、流程規范的勞動合同管理、智能靈活的考勤管理、精準及時的薪酬及社保管理，最終實現人力資源管理全過程的標準化、流程化和信息化，保利物業與極致科技進行了反復討論與溝通，達成目標共識后，極致科技開始進行了保利物業人力資源管理信息化項目的開發與實施。

 

經過多次走訪和實地調研，極致科技了解到保利物業原有人力資源管理模式存在以下痛點：

 

01傳統人事管理：工作量大且難以對員工信息進行集中式管理

 

保利物業傳統人事管理采取手工操作方式，編制設置、勞動合同、人事檔案、人事變動等都需手工處理，對于保利物業這種勞動力密集企業來說，不僅工作量大、繁瑣，需要消耗大量的人力和時間，且還存在員工信息更新緩慢，容易遺漏、錯誤的風險。同時，保利物業總部與區域公司之間的人員信息難以進行數據共享，存在跨部門跨區域數據鴻溝，不能對員工信息進行集中式管理。

 

 

02傳統招聘管理：紙質資料管理難，且不便于查找面試關鍵信息

 

保利物業傳統的人員招聘流程均通過紙質進行，資料不容易管理，且資料信息分散，難以形成完整的信息庫，需要查找面試資料時，不易快速定位到關鍵信息，增加了HR的工作量，且無法形成招聘數據報表，難以為今后的招聘工作提供數據支撐。

 

 

03傳統勞動合同管理：線下審批效率低，紙質合同難儲存、易丟失

 

保利物業員工人數眾多，每位員工的合同從新簽、轉正、續簽到終止的相關申請審批流程均以線下方式操作，不僅工作量大、耗時長、效率低，且紙質合同堆積，占用大量的儲存空間，也不利于合同查找，部分紙質合同在流轉過程中還存在丟失、損毀等風險，不能規范化管理勞動合同。

 

 

04傳統考勤管理：排班復雜，考勤數據難統計，且無法有效核實

 

保利物業的排班十分細致且復雜，這也讓考勤管理變得更加困難，員工的考勤數據十分分散，難以匯總統計，也無法實時查看、核實員工的真實出勤情況，HR每天需要花費大量時間、人力在多個表格之間進行考勤管理，效率低且不精準。

 

05傳統薪酬管理：薪酬計算復雜，工作量大、易出錯

 

受物業項目遍布全國，崗位種類較多的影響，不同區域、不同項目、不同崗位都涉及到不同的算薪項目、算薪標準和算薪規則，計算薪酬時，HR需查看多張表格，經過反復的數據歸總、計算、校驗、審核等步驟，才能計算出薪酬，費時費力且易出錯。

 

 

06傳統社保管理：社保計算影響因素多，計算復雜且困難

 

計算員工社保時，HR需根據不同的險種來手工計算所需繳納的社保金額，而所繳金額受參?；鶖?、繳納比例、地區政策等多種因素影響，導致社保計算復雜且困難，一旦出現漏繳、少繳、多繳以及社保基數變動等情況，都需要耗費HR大量的精力來更正繳納金額，增加了HR工作量。且未與員工薪酬實現聯動，不能直接從薪酬中扣除繳納的社保費用，無法實現薪酬社保計算的一體化。

 

在清晰了解了保利物業原有人力資源管理存在的痛點及保利物業高層領導的訴求后，極致科技深入梳理保利物業人力資源業務，從六大模塊（人事管理、招聘管理、合同管理、考勤管理、薪酬管理、社保管理）進行規劃，構建起保利物業全集團統一的人力資源信息化平臺，實現各業務之間緊密銜接、相互貫通的集團統一管控式人力資源管理，根據保利物業人力資源管理信息化建設的具體要求，為保利物業打造的人力資源業務藍圖如下： 

 

保利物業人力資源管理業務藍圖

 

01  人事管理全業務流程線上化、集中化處理，便于集團集中管控

 

在人事管理方面，對人員編制、人事檔案和人事異動等業務進行了集團統一的信息化建設，便于集團集中管控。

 

 

支持HR依據公司組織架構（公司組織結構、部門、崗位類別、職級等），自定義人員編制，合理調整人員編制，控制企業編制成本。

 

人員入職后，系統提供了人事檔案管理，可管理人員的基本信息、職務信息、工作經歷等，同時支持將員工簡歷轉為人事檔案，并生成入職二維碼，讓員工掃碼完善檔案信息，HR審核完成后，實現更便捷、更準確、更及時的人事檔案管理。

 

當員工發生轉正、調崗、離職等人事異動時，系統將自動依據異動審批結果，同步變動記錄到人事檔案中，讓HR及時知曉員工變動信息，避免不必要的糾紛。

 

02  打造完整的線上化招聘業務流程，助力企業高效招聘員工

 

極致科技依據保利物業的招聘需求，打造了完整的線上化招聘流程，實現了簡歷→面試→錄用的招聘管理流程閉環。

 

 

簡歷是企業招到合適人選的核心，HR可通過極致系統生成簡歷二維碼發給求職者，讓求職者掃描二維碼自助填寫簡歷信息，有效減少HR搬運簡歷信息過程中可能出現的數據失真情況，為企業建立簡歷信息庫，便于HR快速查看面試人員信息，高效精準地找到合適的面試人選。同時，簡歷信息庫還可對人員進行黑名單管理，將不符合公司崗位需求的人員排除，幫助企業招對人才，保障企業利益最大化。

 

在面試管理環節，HR可通過系統快速查找到需要的關鍵信息，如面試通過人員匯總、面試待定人員匯總等，便于HR清晰了解到每位面試者的具體情況，篩選合適人才。

 

此外，還提供了錄用情況統計報表，為保利物業HR分析招聘情況提供了數據支撐。通過打造完整的線上化招聘業務流程，助力保利物業實現高效、便捷的員工招聘管理。

 

03  實現勞動合同從新簽到終止每一環節審批及歸檔的規范化管理

 

極致科技幫助保利物業實現了勞動合同從新簽、轉正、續簽到終止的相關申請審批流程的線上化，讓勞動合同申請審批環節更規范、更高效。

 

 

當員工發生入職、轉正、調崗、離職等人事異動時，系統將根據合同審批結果，自動同步信息到人事檔案中，保障員工信息更新的及時性、準確性，也便于合同的歸檔管理。

 

此外，還支持合同到期及時預警HR盡快與員工商定是否續簽，避免員工流失及可能出現的勞動糾紛。

 

04  智能化、多樣化的考勤方式，讓企業考勤管理更靈活、更便捷

 

根據保利物業考勤管理的實際需求，極致科技支持多種復雜的班制考勤，通過支持多種排班方案設置，讓各班制員工的排班更清晰、更快捷，提高排班效率。同時支持多種打卡方式，如手機移動打卡、指紋識別打卡、人臉門禁打卡等，讓打卡方式更靈活、便捷。

 

 

且打卡數據能夠實時以圖形化的方式展示呈現，便于領導、HR等隨時隨地查看員工出勤情況，更提供了數據匯總功能，HR可一鍵計算出員工的實際出勤天數、遲到早退次數、加班天數、休假天數、出差天數等，便于核算員工的考勤數據，并作為計算員工薪資的依據，實現HR考勤數據的快速匯總、統計及分析，提高工作效率。

 

05  靈活的工資計算引擎，實現科學精準的工資計算及發放

 

為深入解決保利物業在薪酬計算及發放遇到的問題，極致科技首先幫助保利物業梳理了工資項目、輔助工資項目、工資計算標準等，再通過與員工的考勤數據以及社保繳納標準等相關聯，利用靈活的工資計算引擎，快速、高效地算出員工各類工資項目的單項數據、應發工資、實發工資、個人所得稅、所繳社保等，讓企業更精準的自動核算員工工資，幫助保利物業實現了薪酬的“人事+財務+業務”的在線一體化管理。

 

 

06  高效準確計算社保各項目應繳金額，并實現薪酬社保一體化管理

 

為便于HR快捷、準確地進行社保管理，極致科技支持HR自定義參保方案，通過在系統內配置好員工的參?；鶖?，依據系統強大的計算引擎規則，自動計算出員工社保各項目應繳金額，實現繳納的金額準確無誤。

 

 

同時支持社保漏繳、少繳、多繳、政策調整的補繳處理，由系統自動計算補繳金額，減輕HR工作量，并與員工當月薪資相關聯，在結算工資時自動扣除或補足社保繳納金額，有效保障了薪酬計算與發放的高效、精準，實現社保薪酬一體化管理。

 

極致科技通過構建具有保利物業特色的人力資源管理信息化系統，從“人”、“財”、“事”等三個角度，將“人事管理、招聘管理、合同管理、考勤管理、薪酬管理、社保管理”等業務實現了互聯互通、關聯運作，減少了HR繁瑣、復雜的數據收集、錄入、匯總、計算等工作，優化了人力資源管理業務，幫助企業實現人力資源管理業務的信息化、標準化、流程化的目標，讓企業降本增效，成功達到了本次實施的預期。未來，極致科技也將繼續加強產品創新迭代能力，不斷優化自身產品，賦能物企更好地信息化、數字化升級，朝著更高的目標發展。