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數字員工(RPA)在物業財稅業務中的場景應用--憑證自動化

會計憑證是登記賬簿的依據,其所記錄的信息是否真實、可靠、及時,對于會計信息質量具有至關重要的影響,也直接影響到了整個財務信息的真實性、可靠性。當前物業企業業務系統與財務系統割裂,導致業務系統生成的憑證不能直接傳遞到財務系統,嚴重地影響到了物業財務信息的及時、準確性,不利于財務人員精準高效地決策。在處理憑證工作時,物業企業通常采取以下三種方式:

 

1.線下手工憑證:需要總賬會計按照相應的會計科目逐條錄入原始憑證的事項、時間、金額等,并登錄財務系統逐條錄入記賬憑證,錄入完成后再由主管會計對照單據,逐條比對,判斷記賬憑證上的摘要、會計科目、金額等信息是否符合要求,工作量大。

 

2.導入導出憑證:過程中往往有從業務系統導出的憑證數據不符合財務系統憑證導入規則,還需要會計人員手工處理數據的情況,費時費力且易造成數據失真。

 

3.線上直傳憑證:需雙向打通接口(極致系統及財務系統都需要打通),通過網絡直接將業務數據按照規則生成憑證至財務系統,但打通異構系統接口成本高(需雙向支付費用),且系統升級迭代時,需要重新投入成本,且數據出錯時,難定責,排錯成本高。

 

由此可見,在物業企業傳統憑證處理工作中,存在以下問題和挑戰亟需解決:


1.處理憑證業務工作量大、效率低


2.數據易出錯,業務、財務口徑不一致風險高


3.接口開發成本高,異構系統升級時,迭代成本大


4.數據異常時,定責難、排錯和調整成本高

 

針對以上問題和挑戰,我們建議引入數字員工(RPA智能財稅機器人),通過數字員工7×24小時的不間斷工作,實現財務憑證自動化全流程處理,提升憑證處理時效性的同時保證物業業務與財務核算的準確性、減少重復輸入、中途篡改的風險,保證業務、財務一體化。RPA憑證自動化流程如下:

 

RPA憑證自動化流程

RPA憑證自動化流程圖

 

01 在極致系統中配置財務憑證生成規則,確保業、財一體口徑一致性

 

在極致系統中按照財務憑證生成要素配置憑證自動生成規則(如:1.配置物業系統科目規則2.配置憑證核算規則3.明確業務系統與財務系統的基礎資料映射4.按財務要求,配置各物業組織的憑證生成模板,確保憑證符合財務需求5.按財務要求統一定義各類憑證的憑證摘要規則等),確保業、財一體口徑一致性!

 

配置憑證模板

配置憑證模板

 

02 根據預設的憑證規則生成憑證,確保數據準確

 

通過定義憑證模板(根據不同業務傳送至財務系統對應的憑證格式)將業務數據根據模板定義轉換成財務憑證,同時在財務系統和物業系統憑證數據一覽表生成憑證,支持多種不同條件下的做賬手法(包括將收款、預收、保證金等不同業務生成一個憑證、一個單生成不同的憑證、不同的條件生成不同的憑證、按不同的條件分開生成憑證、相關的合并生成憑證分錄等),確保數據的準確性。

 

憑證數據一覽表

憑證數據一覽表

 

03 RPA機器人自動搬運憑證到財務系統,無需人為干預,提高憑證處理效率

 

RPA機器人將生成的憑證自動導入至財務系統,用戶可自動設置RPA搬運時間、搬運方式,只需要在RPA初始化的時候進行基礎配置(包括配置定時器、啟用時間、搬運間隔、搬運數量、對應的賬套等)即可完成憑證的定時傳送和業務單據的自動審核。完成后回寫憑證號到極致系統,并在憑證列表中標記已導入項目,確保導入的憑證不漏不重復!整個過程無需人為干預,極大的提高了憑證處理效率。

 

PRA初始化配置

PRA初始化配置

 

04 異常情況下自動通知相關財務人員及時介入,高效處理憑證異常數據

 

憑證處理過程中出現異常時,系統自動通知相關財務人員介入,及時處理憑證異常信息,通常憑證數據異常處理情況如下:

 

1.憑證未過賬時發現數據錯誤的,由集團財務在財務系統中對憑證進行作廢處理,并在極致系統憑證數據一覽表中進行撤銷,撤銷完成后提醒現場財務人員對相應業務單據進行修改,修改完成后再由RPA搬運。

 

憑證錯誤情況下的撤銷處理

憑證錯誤情況下的撤銷處理

 

2.憑證過賬后發現數據錯誤的,則采用紅沖方式在極致系統中進行操作,再生成紅沖業務憑證,憑證修改正確后再由RPA進行搬運。


RPA給物業企業憑證處理工作帶來的價值

 

1.數字員工7×24小時不間斷工作,可以有效提升憑證處理時效性,極大地保障了數據準確性,減少了重復輸入、中途篡改的風險。

 

2.有效減少財務人員大量的重復性工作,降低企業人力成本。

 

3.非侵入式部署方式,免去接口開發,成本更低,同時有效降低系統升級成本。

 

RPA財稅機器人與極致物業管理系統結合,確保了業、財一體口徑一致,可以有效提高憑證處理效率,減少數據失真的風險,賦能物企財務信息化建設,有效實現提質降本增效。

創建時間:2022-02-21 10:49
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