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數字員工(RPA)在物業財稅業務中的場景應用——銀行付款

 

在業財稅銀一體化的數字財務建設中,物業企業的成本管控是非常重要的一個環節。通過對物料采購、人力資源、外包合同、費用報銷等業務的標準化、流程化管理可有效提升業務管控能力,實現降本增效。但在財務支付環節上因供應商多、付款賬號多、金額小、筆數多、相對集中支付等特點,在付款審批、資金安排、出納付款等環節上給財務管理工作造成了一定的困擾,主要表現在以下三個方面:

 

1、供應商多(付款賬號多)、金額小、筆數多,需要出納人員在業務系統中手動將付款數據錄入網銀進行支付,工作量大、容易出錯;

 

2、通常物業對外支付業務處理時間相對集中,且業務系統與銀行系統割裂,增加了集中處理的難度;

 

3、支出類業務較多(包含:采購、外包、報銷等),各業務付款條件不一,給財務管理、資金統籌造成了困難。

 

在付款業務量集中、工作量大、效率不高、容易出錯的業務背景下,如何將業務數據與銀行付款兩個相對割裂的系統有機結合起來,實現付款業務可管、可控,降低企業付款風險是財務數字化不得不面對的問題。對此,處理重復性、工作量大、流程性強的支付業務時,可以充分發揮數字員工(RPA)的優勢,更高效、更低成本地完成相關工作。
 

RPA銀行付款整體流程

 

RPA機器人實現銀行付款的整體流程如下:

 

1、登錄業務系統(極致物業管理系統),打開付款申請模塊,獲取已通過審批的付款申請數據;

 

2、登錄付款申請上指定的付款賬號網銀系統,將業務系統的數據填報到網銀系統中;

 

3、財務總監或出納在完成付款后,RPA機器人再將付款結果回寫到業務系統的付款業務中,形成業務閉環。

 

RPA機器人在銀行支付業務中為企業帶來的價值主要體現在以下五個方面

 

1、持續完善供方基礎資料,確保供方檔案數據的完整性和準確性

 

RPA通過對付款申請中供方的收款信息(如:賬戶信息、銀行賬戶等)與供方檔案中的數據進行對比,將付款申請中的信息持續完善至供方基礎檔案,確保供方信息的完整性和準確性,減少人工維護工作量,降低支付風險,提升工作效率。

 

2、發票驗真驗偽驗重前置,確保付款合法性

 

發起各類付款申請時,將發票掃描上傳到業務單據中,通過OCR解析出發票六要素,與企業發票池(RPA提前將稅局中的發票搬運到企業發票池中)進行比對,實現發票的驗真、驗偽和驗重,確保支付業務的合法性。

 

3、自動監控審批進度,確保數據搬運及時性

 

通過RPA機器人對業務系統中的付款申請審批進行全程監控,及時了解審批狀態。審批通過RPA機器人自動啟動數據搬運指令,將付款申請數據搬運到銀行系統中,并通知財務總監或出納進行付款審核。

 

極致銀行付款業務發起到審批

 

4、RPA高效搬運,準確率高達100%

 

RPA機器人監管付款申請審批狀態,自動將付款申請數據按付款申請單的要求(如付款時間、緊急程度等)搬運到網銀系統,自動填寫和保存付款信息并通知財務人員。據統計,搬運工作準確率高達100%,搬運效率提高了20倍,可有效釋放出納付款環節填寫及銀行付款的工作量。

 

RPA高效搬運付款信息

 

5、自動反寫付款結果至業務系統,實現付款數據與業務信息相關聯

 

出納在銀行系統復核付款信息,進行付款確認后,RPA將實時監控網銀已付款信息,并會把付款結果自動登記到業務系統的付款單中,核銷付款申請和應付,實現支付業務的完整閉環,達成業、財、銀一體化。

 

RPA(機器人流程自動化)技術本身并沒有淡化只有人類大腦才能完成的任務,而是通過業務流程自動化解決重復、耗時的任務,讓企業減少無用的內耗和額外成本,同時結合合理的付款資金統籌計劃,讓物企財務領導有足夠的人力資源去做出更明智有效的財務決策。

 

創建時間:2022-01-17 09:35
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