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數字員工(RPA)在物業財稅業務的場景應用--自動對賬

對于集團型物企來說,具有管理項目多、分布廣、業態多的特點,在物業收費業務中,為了給業戶提供更便捷的支付途徑,通常存在多種支付方式(如:聚合支付、銀行轉賬、POS機收款等)的情況,在實現業務多樣化、便捷化的同時,也為財務對賬工作增加了復雜度和難度。在財務開展對賬工作時,需要將業務、賬務、資金數據進行跨崗位(出納、會計、現場收款員)逐條核對,才能確保業、財、銀的統一,滿足集團業、財、銀一體化建設的需要。


在傳統的手工對賬工作中,需要出納將資金數據導出并按物業項目銀行賬戶進行分賬處理后提供給各項目收款員,收款員需要逐條核對資金流水并將結果以收款單、預收單等形式錄入物業收費系統,完成應收核銷工作。對于無法直接核對(多繳、少繳、支付主體不一致、收費項目不明確等)的情況下,收款員還需要與業主、租戶、管家等相關人員進行溝通和確認,才能完成核銷。


由此可見,物業財務對賬工作存在以下三點問題和挑戰亟需解決:

 

  1. 1.對賬流程長、時效性低、效率不高

 

  1. 2.跨崗位手工對賬,出錯風險高

 

  1. 3.涉及業務、賬務、資金三種業務,一旦出錯,糾錯成本高


針對以上問題和挑戰,我們建議引入數字員工(RPA、智能財稅機器人),通過數字員工7×24小時的不間斷工作,實時自動完成財務對賬工作,提升時效性、準確度。RPA自動對賬具體流程如下:

 

RPA自動對賬流程圖

RPA自動對賬流程圖


RPA自動對賬具有以下特點與優點:

 

  1. 1.自動安全登錄資金系統,獲取銀行流水;

 

  1. 2.自動根據極致系統數據格式進行分類、整理,并導入極致系統的對賬模塊當中;

 

  1. 3.極致系統根據規則引擎,自動匹配銀行流水,生成收款單、預收單,并將結果實時反饋給財務相關人員;

 

  1. 4.對于對賬異常數據,通知財務人員人工介入,并不斷完善客戶與付款方的關系,提升自動對賬的成功性;

 

  1. 5.非侵入式集成,支持所有主流銀行,無需二次開發接口,實施速度快、成本低。

 

建立集團集約化對賬中心,由數字員工代替人工統一對賬,提高對賬時效性和準確度


集團統籌建立集約化對賬中心,將所有項目的銀行賬號進行統一的管理和維護。由集團數字員工(RPA)統一處理全集團所有項目的對賬業務,充分利用數字員工自身的特點與優勢(7*24小時不間斷工作),制定自動對賬規則(如:銀行賬號與項目映射、網銀系統登錄信息、物業系統數據格式標準、任務觸發機制等),實現全自動下載銀行流水、自動整理系統格式、自動導入和分賬、自動對賬核銷的全業務流程,減少財務人員的重復性對賬工作,提升對賬效率和準確度。

 

RPA自動下載銀行流水流程""

RPA自動下載銀行流水


通過規則引擎標準化,打造業務、財務和資金的一體化管理


在日常對賬核對中,財務人員主要核對的要素包含:客戶、付款賬號、付款方、付款金額、付款項目、付款時間等內容。系統通過將核對要素進行規則化,根據實際對賬需要配置相關的規則,借助規則引擎的能力,實現自動對賬,賦能業務、財務和資金一體化建設。常用的規則有以下三種:

 

  1. 完全匹配模式:銀行流水中的付款方、付款賬號與客戶檔案中的付款方、付款賬號一致,并且銀行流水中的付款金額與該客戶的欠款金額一致;

 

  1. 付款方和付款賬號匹配模式:銀行流水中的付款方、付款賬號與客戶檔案中的付款方、付款賬號保持一致;

 

  1. 付款賬號匹配模式:銀行流水中的付款賬號與客戶檔案中的付款賬號保持一致。

 

極致自動對賬流程

 極致自動對賬流程


為不斷提升自動對賬成功率,在每一次對賬需要人工干預時,系統自動完善客戶檔案中的客戶銀行信息,將付款方、付款賬號、開戶行等信息進行同步。

 

客戶檔案管理示例

 客戶檔案管理


對賬結果自動通知項目財務人員,及時介入,高效處理異常對賬信息


對賬過程中出現異常時,系統自動通知相關財務人員介入,快速處理異常對賬信息。通常需要人工介入的情況如下:

 

  1. 1.支付金額大于欠費金額,需要人工判斷多繳部分是預存還是其他費用(如:保證金),經過確認后,財務人員一鍵創建預收單或保證金收款單。

 

  1. 2.支付流水與物業收費業務無關,為企業經營的其他流水,財務人員可將該流水進行作廢處理,避免系統出現太多垃圾數據。

 

自動對賬步驟

自動對賬步驟 


RPA給物業企業對賬工作帶來哪些價值

 

  1. 1.7×24小時不間斷工作,超長的工作時間,是人工工作時長的3倍以上,有效工作時長效率更高;

 

  1. 2.數字員工的工作準確度高達100%,有效降低人工對賬的出錯率,提升對賬工作質量;

 

  1. 3.不受工作崗位、工作區域限制,集團統一部署,在總部就可完成全集團所有城市公司、所有項目的對賬工作,有效減少出納、會計、收款員的每天重復對賬工作,降低企業人力成本;

 

  1. 4.采用非侵入對接模式,無需通過接口開發,部署周期短、實施成本低、穩定性高、維護成本低。


案例分享


某科物業公司合計125個子公司,集團內有幾千甚至上萬個銀行賬戶,每天都需要查詢各個賬戶的流水。雖然大部分賬戶開通了銀企直連,但小銀行沒有銀企、監管戶不能銀企,仍有幾百個賬戶需每天手動下載流水。應用RPA之后,通過U-Key統一管理、遠程映射的方式,讓RPA機器人每天多次自動獲取流水并更新到應收系統。

 

通過5個機器人,將22個網銀近600個賬戶實現流水下載及自動化導入,有效提高了對賬時效,每天可節省人力3000分鐘(6.25人)。假設按照人均一天300元的工資水平來計算,企業一天可節省人力成本1875元,一個月可節省人力成本41250元,一年則可節省人力成本高達495000元,降本效果顯著。

 

智能財稅RPA即流程自動化,依據設定的規則自動完成一系列特定的工作流程和預期任務,在不改變原有IT系統的情況下進行快速部署、容易上手、出錯率低,能夠有效保障數據安全,幫助物業企業解決多項目、多商戶收款對賬難題,實現全業務流程的銀行流水自動導入、收款對賬自動完成以及自動回單,減少物業人工工作、降低數據出錯風險,進一步提升企業效率,節約人工成本。

 

RPA與極致物業管理系統結合,不僅可以高效處理物業管理企業的自動對賬,還能解決發票管理、銀行付款、憑證自動化、電子報稅、主數據建設、員工入離職、企業系統賬號維護等問題,歡迎大家繼續關注極致科技,后續我們將持續為大家剖析RPA在更多財務業務場景中的深度應用,助力企業完成數字化轉型,實現降本增效。

創建時間:2021-12-14 10:43
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