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數字實戰:華強集團“業財一體化”建設為企業帶來了哪些價值?

 

近年來,在許多大型集團公司中,興起并推廣開來一種新型財務管理模式——財務共享服務中心。財務共享服務中心是企業集中式管理模式在財務管理上的最新應用,最早引入我國的財務共享服務中心是1999年由跨國集團摩托羅拉在天津成立的亞洲財務結算中心,而我國成立的第一個財務共享服務中心是2005年由中興通訊建設的中興財務云。

 

在短短的十幾年時間里,伴隨著信息技術的迅猛發展,財務共享服務中心愈加成熟和完善,因其可以有效打破總公司與子公司之間存在的信息孤島,集中處理集團財務信息,讓集團可以全方位了解自身財務狀況,提升對子公司的管控能力,提高整體管理水平,而被越來越多的大型集團企業所應用。

 

財務共享服務中心

 

今天,極致數字實戰就帶您走進深圳華強集團有限公司(以下簡稱“華強集團”),來了解極致科技是如何幫助華強集團進一步完善財務共享服務中心,實現對深圳華強物業管理有限公司(以下簡稱“華強物業”)財務業務的高效處理和統一管控。

 

華強集團是一家以高科技產業為主導的多元化投資控股集團,產業覆蓋物業管理、產城融合、新能源、物聯網和產業金融服務等領域。伴隨著企業管理范圍、管理層級的增加,財務信息不及時、質量差等弊端開始出現,為此華強集團通過建設財務共享服務中心來統一處理、集中管控企業財務業務。

 

作為一個跨區域、跨組織的財務共享服務平臺,只有充分打通與各業務組織之間的信息通道,形成制度統一、流程統一、標準統一的完整業務閉環,才能真正有效地發揮其功效,但在處理華強物業財務業務的過程中,因與華強物業業務系統的割裂,而影響了業務處理效率。

 

經過細致分析華強集團財務共享服務中心提出的業務需求,極致科技從華強物業的收付款業務出發,利用收款、付款接口,打通華強物業業務系統與華強集團財務共享服務中心,實現業務單據(現金收款單、銀行托收單、預收單、保證金退款單、收款退款單、預收退款單、保證金退款單)通過接口直接按照財務共享服務中心需求的財務憑證模板轉變為財務憑證的模式,即“業務單據直傳”模式。

 

財務憑證直傳

 

區別于極致科技為招商積余財務共享服務中心實現的“財務憑證直傳”模式即“在業務系統中直接生成財務憑證,再傳輸到財務共享服務中心”,“業務單據直傳”模式是極致科技幫助集團實現業財一體的另一種方式,可以助力集團實現三大價值:

 

一、業務、財務數據互通共享,讓財務信息更精準

 

在華強集團財務共享服務中心未與華強物業業務系統打通的情況下,華強集團財務共享服務中心處理華強物業財務業務時,可能會面臨內耗成本高、規模效益小、數據價值低等問題。

 

華強集團財務共享服務中心

 

利用收、付款接口,實現華強集團財務共享服務中心與華強物業的業財一體之后,有助于財務共享服務中心獲取第一手業務信息,并確保業務財務數據的高度一致,提高財務數據的準確性,從而助力企業做出更精準的決策。

 

二、接口自動生成財務憑證,工作效率大幅提升

 

依據業務單據手工制作財務憑證,在大型集團背景下,往往存在著以下幾點弊端:

 

1、耗精力。集團每日發生的交易流水多,大量的業務單據會讓財務人員應接不暇,難以從重復性事物中脫身,即耗時又耗力;

 

2、易出錯。項目多、賬戶多、數據多,稍有疏忽就極易出現人為失誤,導致憑證作廢重做,加大了業務處理成本;

 

3、不及時。手工制作財務憑證需要的步驟較多,溝通成本較高,不夠及時和高效,會對企業的管理決策造成一定的影響。

 

極致科技與華強集團

 

而“業務單據直傳模式則可以大量節省財務共享服務中心的人力物力,大幅提高財務業務的處理效率,降低錯誤風險。同時,在業務單據無誤,財務憑證單方面出錯的情況下,也可以通過接口再一次生成憑證,而無需業務同事重新制作業務單據。

 

三、業務人員不必在業務、OA、財務三個系統之間來回“奔波”

 

業務、財務系統的割裂導致業務人員在進行業務處理時,需要在業務系統中生成相關單據,在OA系統中發起業務審批流程,在財務系統中查看業務處理情況,最終將財務憑證單號反寫回業務系統,以此確保業務、財務數據相一致,才算完成整個業務。

 

但財務共享服務中心與業務系統的互通,讓業務人員只需在業務系統中生成相關單據,OA系統的審批流程將由業務系統自動觸發,待業務處理完成后,還可自動回寫財務憑證單號到業務系統中,讓整個業務處理過程簡約、快捷、流暢,減少業務人員的繁瑣操作。

 

銀企自動對賬,高效、準確生成收款單據


在“業務單據直傳”模式中,業務單據的質量直接影響到財務憑證的準確性。而銀行轉賬并不能讓華強物業及時生成相應的收款單據給到華強集團的財務共享服務中心,需要通過銀行流水與應收費用的核對,確定收費對象主體、收費服務項目、收費單據種類等信息之后,才能提供給財務共享服務中心準確的財務數據。

 

為此,極致科技幫助華強物業將業務系統與拜特資金系統進行對接,讓業務人員可以輕松獲取銀行流水,并實現銀行流水與應收費用的自動對賬,最終高效、準確地生成收款類單據。

 

集團三種對賬模式

 

針對對賬過程中,可能出現的合同簽約主體、合同應付金額中有一項或多項和實際業務執行情況不相符、合同簽約主體將多個項目中應繳納的費用匯總付款至一個項目中等情況,極致科技為華強物業提供了三種對賬模式,即完全匹配(付款賬號一致、付款方一致、金額一致、客戶唯一)、付款賬號匹配(只對付賬賬號進行驗證)、賬號和付款方一致(付款賬號和付款方一致)來解決華強物業的對賬難題。

 

當對賬過程中出現異常情況時,也將及時通知財務人員,指引財務人員進行手工對賬,幫助財務人員高效便捷地完成對賬工作,減輕財務人員的工作量,并確保最終生成給財務共享服務中心的收款單據及時、準確。

 

影像隨單上傳,高效、合規完成退款業務


處理退款業務,審核退款業務的合規性、保證退款金額的準確性是業務處理的兩個關鍵點,為保證退款業務的高效、合規,華強集團財務共享服務中心需要華強物業及時提供退款證明。但以往華強物業向華強集團財務共享服務中心提交退款證明時,業務人員需要再使用到另外的OA系統,跨系統傳遞退款證明,這不論是對于華強物業的業務人員,還是財務共享服務中心的財務人員來說,都造成了一定的困擾:

 

1、對于業務人員,跨系統操作帶來了一定的重復性工作,在數據謄抄的過程中,出現錯誤的風險也較高。

 

2、對于財務人員,跨系統操作造成了更多的不便捷,憑證的查找、下載和對照都需要消耗一定的時間,進而影響到退款業務的處理效率。

 

為確保退款業務的合規、高效,極致科技利用影像接口,幫助華強物業業務人員在上傳退款單據時,同步將退款證明由影像系統生成影像地址給到業務系統,再將退款單據和退款憑證共同傳遞給財務共享服務中心審批付款,無需業務、財務人員再進行跨系統操作,同時,也確保了退款業務的合規、高效。

 

優化集團業務處理流程

 

本次華強物業與華強集團財務共享服務中心業財一體化項目的實施,進一步強化了華強集團財務共享服務中心對華強物業財務業務的管控能力,也進一步優化了華強物業的業務處理流程,從整體上提升了集團財務的運營效率,降低了運營成本,為集團進行戰略規劃提供了有力保障。

 

創建時間:2021-11-29 09:35
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