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園區收費業務中常見的幾種風險,你的企業是否也中招了?

 

園區收費業務是園區運營企業的現金流支柱業務,但面對如入駐時間、收費項目、收費標準、計費規則等都不盡相同的龐大客戶群體,收費業務效率有時會難以跟上園區的業務發展,其中易產生的各類風險也更加不容管理者忽視。

 

試想一下,應收費用未及時生成,造成客戶未如約繳費,導致當期收繳率下降;會計賬目未準確勾對,造成企業漏收、錯收,導致園區利潤下跌等等,最終是否都會影響管理者對園區經營情況的判斷,進而輸出不利于園區經營的決策呢?縱觀整個園區的收費業務,還有哪些風險是企業正在遭遇的?又有哪些風險是企業沒有預見的?面對這些風險是否有相應的治理方法?接下來,就讓我們對此展開探討。

 

面對園區收費業務的復雜性、多變性,我們也需要靈活多變的數字化管理方法去解決不斷出現的困難場景,以規范化的業務管理、標準化的業務操作真正落實提升園區收費業務效率,減少財務人員手工工作量,降低失誤風險,滿足園區業務不斷發展、壯大的多種需求。

 

 風險一
算費復雜,費用生成不及時準確

 

園區運營企業不能及時、準確地生成費用將影響到園區的收繳率,造成這種風險的主要原因有以下幾點:

收費項目不清晰。園區運營企業向入駐企業、商戶收取費用的主要項目是租金,但也包括如物業費、水電費、停車費等其他收費項目。根據實際業務發生,園區內產生的收費項目繁多,極易出現收費項目分類不明確、名稱不統一等的統計口徑不一致的情況;


收費標準不一致。在一個綜合型的園區里,可能包含寫字樓、商鋪、公寓等各種物業業態,園區運營企業對于不同種類的物業業態其收費標準也是不一致的。例如,園區內餐飲企業因涉及到廚余垃圾清運等服務項目,需繳納的物業費自然與科技企業不同;


計費規則不相同。入駐企業、商戶的入駐時間、選擇的房屋位置、面積、樓層等的不同,以及享有的優惠政策、承擔的公攤費用等的差異,最終都會導致每家入駐企業、商戶的計費規則不盡相同。

 

不清晰的收費項目、不一致的收費標準以及不相同的計費規則,最終都意味著財務人員在費用生成時沒有一個明確、統一的標準,不能批量地生成費用,這無疑加大了財務人員生成費用的難度和工作量,也催生出極高的延期和失誤風險。

 

 解決一
自定義收費參數,自動生成費用

 

做好基石,以筑高樓。收費項目、收費標準、收費規則是費用生成的最基本單元,能夠將其明確地歸好類別,精準地定好標準、靈活地設好規則,才能有助于費用自動生成的順利展開。

 

依據實際費用產生場景,可將收費項目劃分為租賃費用,如月租金;常規費用,如物業管理費;抄表費用,如水電費;臨時費用,如辦證費等;

 

依據當前市場動態、競爭對手情況、企業經營目標等因素定好每一收費項目的收費標準;

 

依據每家入駐企業、商戶的實際租賃情況,靈活設置收費參數,制定對應的收費規則。

 

在明確、統一、標準的收費參數下,實現每個收費項目按標準、按規則自動生成費用,以此大幅減少財務人員的手工干預,提高費用生成的及時性、準確性。

 

自定義收費參數

 

風險二
缺乏高效回款機制,降低收繳率

 

收繳率是園區經營管理中一項非常重要的經濟指標,它體現了出租房屋的收回租金水平。對于園區運營企業來說,缺少完善、高效的回款機制,將嚴重影響到企業的資金回籠,難以保證企業的經營利潤和園區的正常運轉。

 

影響園區運營企業回款的幾大因素,主要如下:

 

回款制度不完善,當發生欠款時,無相關負責人對事件承擔責任和進行處理,導致回款進度停滯;

 

在服務龐大客戶群體的背景下,挨家挨戶地通知繳費、催收欠款并不現實,園區運營企業缺少有效的觸達客戶手段;

 

對于入駐企業、商戶來說,沒有便捷、多樣的繳費方式,同樣會耽誤費用的繳納。

 

 解決二
從制度到手段,完善回款機制

 

為促進資金回流,園區運營企業應做到對內部、外部的全面布局,形成完善的回款機制,利用有效的回款手段,才能有助于收繳率的提高。

 

內部,首先要制定完善的回款制度,明確回款責任人。明確業務不同階段的回款責任人,負責繳費到期前及時通知客戶,欠費發生后及時跟進回款,并對欠款原因做出分析,反哺優化業務,逐漸減少欠款事件的發生。

 

其次利用高效的繳費通知手段,及時、有效地通知繳費、催收欠款。通過批量發送微信、短信、郵件等多種客戶常用的通訊工具觸達客戶,確保第一時間讓客戶接收到繳費、催費通知,以可群發、高觸達的方式來回收資金,提高收繳率。

 

自定義收費參數

 

外部,為客戶提供多樣化的繳費方式。除常見的銀行轉賬外,還應根據客戶不同的繳費場景,如線上自助繳費、線下現場繳費等,為客戶提供賬單掃碼繳費、銀聯POS收款、極致辦公APP等多種繳費方式,便捷客戶繳納費用。

 

自定義收費參數

 

完善的回款制度,及時、有效地催繳、催欠手段以及多樣化的繳費方式,能夠很好地解決園區收費難題,提升園區收繳率。此外,向入駐企業、商戶提供預收款服務,也能夠避免客戶出現欠款情況,保證園區的現金流。

 

 風險三
多種對賬難題,降低對賬效率

 

以對公轉賬對賬為例,客戶通過銀行向園區運營企業繳納租金后,園區運營企業需檢查銀行流水和應收費用是否相符,來進行對賬??此坪唵蔚膶~工作,實則在每日可發生上千筆交易流水的園區中,是非常困難的,其風險點可能出現在以下幾點:

 

當合同簽約主體在園區運營企業經營的一個項目中租賃房間時,可能會出現合同簽約主體、合同應付金額中有一項或多項和實際業務執行情況不相符的情形。如,集團公司簽約,子公司繳納相應費用;集團公司簽約,僅繳納部分費用;集團公司簽約,子公司僅繳納部分費用,等等;

 

當合同簽約主體在園區運營企業經營的多個項目中租賃房間時,可能會出現合同簽約主體將多個項目中應繳納的費用匯總付款至一個項目中。如,集團公司在園區運營企業經營的項目一和項目二中租賃了房間,繳納租金時,直接將兩項目應繳納的費用匯總付款至項目一。


以上情形對于以合同生成應收費用和實際業務發生的銀行流水進行對賬的園區運營企業來說,很容易出現企業未達賬的情況。在極致科技為zsjy、ghfw等頭部物業百強企業服務的過程中,盡管企業已經在對賬業務上投入了大量人力,但因服務廣、項目多、賬戶多等原因,造成的企業未達賬每年可高達上億元,而對賬中容易出現的風險還遠遠不僅于此。

 

 解決三
銀企自動對賬,釋放財務工作量

 

面對對賬中的風險,我們首先要解決的是對賬的效率問題,將有限的人力集中到處理企業未達賬上,以此提高企業對賬效率,減少企業未達賬的風險。

 

極致科技通過銀行流水接口配置,幫助財務人員輕松獲取銀行流水,并實現銀行流水與應收費用的自動對賬。當出現付款方、付款賬號、應收金額與費用單不一致等的異常情況時,會及時通知給財務人員,指引財務人員進行手工對賬,幫助財務人員高效便捷地完成對賬工作,減輕財務人員的工作量,確保最終生成的憑證真實可靠。

 

智慧園區

 

當前還有一種成本低廉、無需對接的銀行轉賬對賬方式,利用RPA(數字員工)登錄銀行網銀獲取銀行流水明細,自動完成跨平臺銀企對賬全流程,充分釋放財務人力。且RPA可共用于多個項目,能夠將企業處理財務業務的成本降低到50%以上,準確率提高到100%,整體效率提升10倍。

 

物業管理軟件

 

風險四
經濟業務體量大,結賬易延期

 

每到一個會計期末,企業都需要把一定時期內發生的全部經濟業務進行結賬,以檢查本期內日常發生的經濟業務是否有漏賬、錯賬等情況。在園區運營企業每日都會與客戶發生大量經濟業務的情況下,單純靠財務人員手工結賬,很難將結賬業務高效、快捷的完成。

 

為使業務期間與財務賬期保持一致,財務人員一般會采取兩種方法,一種是等待結賬當天經濟業務全部發生完畢,加班加點將各賬戶余額結清或結轉下期;另一種是結賬當天暫停所有經濟業務,以確保結賬順利完成。顯然,第二種方式的結賬條件過于絕對,所以每到結賬日期,財務人員都需要加班處理,極度耗費精力,也更加容易出現錯誤風險。

 

此外,傳統的手工結賬需要財務人員一條一條地檢查對賬是否正確,這種結賬方法對經濟業務體量大的園區運營企業來說,即不夠高效,也容易導致延期風險,進一步可導致賬期混亂。


 解決四
系統自動結賬,減少延期風險

 

結賬延期可導致企業稅務核查困難,給企業造成較大的稅務風險。為保證結賬效率,釋放財務人員手工結賬工作量,利用系統自動結賬,可有效提高結賬業務效率。

 

通過系統對對賬結果的自動審核,能夠幫助園區運營企業實現在任意時間,對任意項目的自動結賬,結賬成功率最高可超90%。對于自動結賬失敗的任務,系統也將及時通知給相關負責人,并指引負責人手動處理自動結賬失敗的任務,從而避免出現未結賬業務,降低賬期延誤風險。

 

物業管理系統

 

 風險五
復雜開票場景,易造成虛開發票

 

發票作為企業會計核算的原始憑證,以及審計機關、稅務機關執法檢查的重要依據,對其進行規范、高效的管理是極其重要的。

 

在園區的日常經營中,一般會存在以下幾種開票場景,客戶自助開票、現場開具發票、統一批量開票和預開票等。

 

客戶自助開票,一般發生在個人向企業索取發票,如開具停車票、餐飲票等,客戶在手機端就可以自助完成發票開具;


現場開具發票,一般發生在客戶在現場完成繳費后,當即向企業索取發票;

 

統一批量開票,一般發生在園區運營企業批量為客戶開具發票。一個園區容納的客戶少則幾十家,多達幾百家,如果可以統一開票能夠大大節省開票時間,提高開票效率;

 

預開票,適用于預先繳納費用的客戶。如,客戶提前繳納了租金,就需要園區運營企業按照繳費金額開具發票。

 

面對多種開票場景,園區運營企業很有可能會出現漏開、錯開、重開發票的風險,一方面會給客戶造成不必要的麻煩,另一方面發票管理的不規范,也會使園區運營企業涉嫌虛開發票,觸犯法律的問題。

 

 解決五
集約化開票,管控稅務風險

 

為應對漏開、錯開、重開發票的情況,極致科技根據不同的開票場景需求,支持園區運營企業開具紙質發票和電子發票,提供先票后款、先款后票、預存開票、統一開票等多種開票模式。

 

通過稅務接口的打通,讓開票人員可以直接利用收費憑證完成發票開具,以確保發票開具不存在因信息錯誤而造成的錯開、漏開的情況。發票開具完成后,系統也將自動反寫票號及稅額到收款憑證,讓財務人員知曉每筆款項的發票開具情況,從而避免虛開發票等的稅務風險。

 

物業管理

 

業財一體化,提質增效

 

在解決收費業務各環節的痛點之后,極致科技建議園區運營企業進一步推進企業的業財一體化建設,實現業務與財務等異構系統的無縫銜接,拉通業務、財務數據,保證收入業務與財務核算的準確性、高效性,最終實現業務驅動財務,財務融合業務的集團管控與運營賦能的總體目標。


面對園區收費業務的復雜性、多變性,我們也需要靈活多變的數字化管理方法去解決不斷出現的困難場景,以規范化的業務管理、標準化的業務操作真正落實提升園區收費業務效率,減少財務人員手工工作量,降低失誤風險,滿足園區業務不斷發展、壯大的多種需求。

 

創建時間:2021-09-10 09:35
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